Relevante Angaben zu Unternehmensführungspraktiken: Compliance-Managementsystem, Umwelt und Qualitätsmanagement, Energiemanagement

Die DEUTZ AG verfügt über ein fest in der Organisation verankertes Compliance-Managementsystem. Dieses wird fortlaufend weiterentwickelt, um es den veränderten Anforderungen anzupassen. Die Vorstandszuständigkeit für Compliance liegt bei Frau Dr. Haase.

Oberstes Ziel des Compliance-Managementsystems ist es, durch präventive Maßnahmen sicherzustellen, dass die Geschäftspraktiken der DEUTZ AG sowie die internen Regelungen und Richtlinien konzernweit bekannt sind. Maßgebliche Basis dafür ist ein strukturiertes Richtlinienmanagement, das kontinuierlich den Aktualisierungsbedarf bestehender Richtlinien überprüft und die Veröffentlichung neuer Richtlinien vornimmt. Das Richtlinienmanagement baut auf dem Verhaltenskodex auf, der die Rahmenbedingungen für rechtskonformes sowie faires Verhalten gegenüber Geschäftspartnern und Mitarbeitern festlegt. Der Verhaltenskodex ist den Mitarbeitern über die interne Kommunikationsplattform zugänglich. Dritte können den Verhaltenskodex auf der Internetseite der DEUTZ AG einsehen. Spezielle Richtlinien, wie insbesondere eine »Zero Tolerance«-Richtlinie, eine Richtlinie zum Umgang mit Geschenken und Einladungen, eine Richtlinie zur Beauftragung externer Vertriebsdienstleister, eine Geldwäsche-Richtlinie und eine Insider-Richtlinie konkretisieren die Festlegungen des Verhaltenskodex und unterstützen somit die Mitarbeiter, die maßgeblichen Gesetze und Richtlinien zu kennen und richtig anzuwenden.

Der Vorstand unterstützt und fördert ethisches Verhalten. Er bekennt sich uneingeschränkt zur Corporate Compliance und verzichtet auf alle Geschäfte, die dem widersprechen. Die Einhaltung des Wettbewerbsrechts ist für ihn ebenso selbstverständlich wie die Nichtduldung jeglicher Form von Korruption und die Berücksichtigung des Gedankens der Nachhaltigkeit.

Durch Schulungen sollen die Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, die relevanten Gesetze und Unternehmensrichtlinien zu kennen und im Arbeitsalltag stets einzuhalten. Die Angestellten in den zentralen Bereichen Vertrieb, Einkauf, Forschung und Entwicklung sowie der Verwaltung und in den Tochtergesellschaften erhalten in der Regel einmal jährlich eine auf den Aufgabenbereich zugeschnittene Schulung. In den produktiven Werken findet eine Unterrichtung zu Compliance gemeinsam mit den regelmäßigen Sicherheitsunterweisungen statt.

Die Compliance-Aktivitäten der DEUTZ AG werden durch einen vom Vorstand benannten Compliance-Officer koordiniert. In den einzelnen Geschäftsbereichen und Tochterunternehmen gibt es Compliance-Beauftragte, die in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich die Compliance verantworten und regelmäßig an den Compliance-Officer in strukturierter Form schriftlich berichten, der wiederum an Vorstand und Prüfungsausschuss berichtet. Die Grundlagen der Compliance-Organisation werden in einer Geschäftsordnung beschrieben. Die Aufgaben der zuständigen Mitarbeiter sind in Tätigkeitsbeschreibungen geregelt.

Hinweise und Fragen können Mitarbeiter an Vorgesetzte, Compliance-Beauftragte, den Compliance-Officer oder die Verantwortlichen für die Bereiche Recht und Revision richten. Seit Anfang 2017 gibt es außerdem ein auf der Website der DEUTZ AG installiertes, also auch für Nichtmitarbeiter zugängliches Hinweisgebersystem. Hinweisen wird konsequent nachgegangen. Notwendige Untersuchungen werden durch die Revision durchgeführt, fallweise auch mit externer Unterstützung.

Die Compliance-Initiativen werden in regelmäßigen Sitzungen entwickelt, besprochen und koordiniert. Der Schwerpunkt der Compliance-Aktivitäten liegt in den Bereichen Verhinderung von Korruption, Bekämpfung von Geldwäsche, Einhaltung von Export(kontroll)vorschriften sowie Sicherstellung von Arbeits-, IT-, Daten-, Unternehmens- und Produktsicherheit. Außerdem soll Insider-, Kartellrechts- und Umweltschutzverstößen vorgebeugt werden.

Im Zuge des Aufbaus und der fortlaufenden Weiterentwicklung des Compliance-Managementsystems lassen sich Vorstand und Compliance-Officer bei Bedarf anwaltlich beraten. Daneben werden die Aktivitäten von der internen Revision überprüft und vom Prüfungsausschuss stellvertretend für den Aufsichtsrat überwacht.

Die Compliance-Aktivitäten im Berichtsjahr konzentrierten sich erneut auf die Fortsetzung und weitere Intensivierung der regelmäßigen Mitarbeiterschulungen unter Einbeziehung der Mitarbeiter in den ausländischen Beteiligungsgesellschaften, vor allem zu den Themen Verhaltenskodex, Geldwäsche, Geschenke, Provisionen, Exportkontrolle sowie Wettbewerbs- und Vertragsrecht. Ein weiterer Schwerpunkt war die Einführung eines webbasierten E-Learning-Programms mit den Lernmodulen Korruptionsprävention, Kartellrecht und Datensicherheit im Juli 2016.

Im Geschäftsjahr 2016 haben fast 800 Mitarbeiter an den Präsenzschulungen teilgenommen und rund 1.500 Mitarbeiter alle oder einzelne Module des E-Learning-Programms erfolgreich durchlaufen.

Im Rahmen der fortlaufenden Prüfung unserer Organisationsrichtlinien haben wir die Richtlinie über Dienstreisen ergänzt, die Insiderrichtlinie überarbeitet und neue Richtlinien zur EPA-Compliance und zur Vorabgenehmigung von Nichtprüfungsleistungen unseres Wirtschaftsprüfers erlassen.

Ein weiterer für die Unternehmensführung der DEUTZ AG unverzichtbarer Schwerpunkt liegt in einem konsequenten Umwelt-, Qualitäts- und Energiemanagement:

Die DEUTZ AG hat auch im Berichtsjahr die Anforderungen des Qualitätsmanagements nach ISO 9001, des Umweltmanagements nach ISO 14001 und des Energiemanagements nach ISO 50001 erfüllt. Die entsprechenden Zertifikate von Det Norske Veritas/Germanischer Lloyd sind auf der DEUTZ-Website zu finden.

Alle DIN-Normen sind in den DIN-Normen-Auslagestellen des DIN Deutsches Institut für Normung e.V., Berlin, kostenfrei einsehbar.